Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles NéoAgentIA traite, pourquoi, combien de temps, avec qui, et comment exercer vos droits. Elle s'applique au site neoagentia.fr, à l'espace client app.neoagentia.fr et aux espaces de travail des clients.

NéoAgentIA intervient à deux titres :

• comme responsable du traitement pour ses propres traitements : visiteurs du site, comptes clients, facturation, support, sécurité (sections 2 à 4) ;
• comme sous-traitant pour les données que ses clients traitent dans leur espace de travail au moyen des agents (prospects, correspondants, appelants, candidats…) : le client en est le responsable, selon l'accord de traitement des données (section 5).

1. Responsable du traitement

Majd Hakim, entrepreneur individuel (EI), exerçant sous le nom commercial ANATOMY of AI — SIREN 521 179 150 — 16 rue Pierre Mendès France, 77200 Torcy, France. Contact pour toute question sur vos données : hello@neoagentia.com. Aucun délégué à la protection des données n'est désigné.

2. Données collectées

• Visite du site neoagentia.fr : aucune mesure d'audience, aucun traceur, aucun cookie. Le serveur tient un journal technique de chaque requête (adresse IP, page demandée, date, navigateur) pour la sécurité et le diagnostic. Le diagnostic « trouver mon pack » ne demande aucune donnée personnelle.
• Inscription et compte client : adresse e-mail, mot de passe (enregistré sous forme hachée, jamais en clair), nom, entreprise, identifiant de l'espace, adresse de facturation et, si vous le donnez, numéro de TVA intracommunautaire ; secteur d'activité (choisi dans une liste, avec sa précision éventuelle) ; acceptation des conditions générales, de la présente politique et de l'accord de traitement des données (version, date) et, si vous déclarez le secteur de la santé, votre engagement de ne saisir aucune donnée de santé (version, date).
• Paiement et facturation : offre souscrite, factures, historique des paiements. Les paiements par carte sont traités par Stripe : NéoAgentIA ne voit ni ne conserve aucun numéro de carte. Pour n'accorder l'essai gratuit et l'offre fondateur qu'une fois par personne, NéoAgentIA conserve une forme normalisée de l'adresse e-mail du compte et l'empreinte de la carte fournie par Stripe (un identifiant qui ne permet pas de retrouver le numéro de carte).
• Utilisation du service : consommation de crédits et de minutes, état technique de l'espace (relevés de fonctionnement), sans le contenu des échanges.
• Échanges avec nous : e-mails envoyés au support et nos réponses ; messages laissés par le formulaire de contact du site (nom, adresse e-mail, nom du cabinet ou de l'entreprise, message), transmis par e-mail à notre équipe.
• Sécurité : journaux de connexion et des actions d'administration, avec l'adresse IP.

3. Finalités et bases légales

• Créer et gérer le compte, fournir le service, envoyer les e-mails nécessaires au service (création de l'espace, aide au démarrage, alertes de consommation, factures) : exécution du contrat.
• Facturer et tenir la comptabilité : obligation légale.
• Conserver la preuve des acceptations (conditions, politique, accord de traitement, engagement relatif aux données de santé) : intérêt légitime (pouvoir établir les engagements en cas de litige).
• Assurer la sécurité du site et du service, prévenir les abus : intérêt légitime.
• Répondre à vos demandes : intérêt légitime, ou mesures précontractuelles si vous n'êtes pas encore client.

NéoAgentIA n'envoie pas de prospection commerciale à ses clients sans leur accord, ne vend ni ne loue aucune donnée, et n'utilise aucune donnée de ses clients pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

4. Durées de conservation

• Journaux du serveur web : 14 jours.
• Données de l'espace de travail et compte client : pendant toute la durée de l'abonnement. Pendant l'abonnement, le client peut à tout moment télécharger toutes les données de son espace en une seule archive, depuis la page « Mes données » de son espace client. Un compte créé sans paiement finalisé est supprimé 7 jours après l'inscription, après un rappel par e-mail, avec ses preuves d'acceptation : aucun contrat n'a été formé.
• Fin de l'abonnement : à la fin de la période payée (ou de l'essai gratuit), l'espace d'agents est fermé. La page « Mes données » reste ouverte 30 jours pour tout télécharger ou tout supprimer. Un e-mail prévient le client 14 jours avant la suppression. Sans action de sa part, les données de l'espace et le compte client sont supprimés automatiquement 30 jours après la fin de l'abonnement, sans copie de secours.
• Suppression à la demande du client : dès qu'il a demandé la résiliation, le client peut tout supprimer lui-même depuis la page « Mes données », en retapant le nom de son espace pour confirmer. La suppression est immédiate et définitive : NéoAgentIA n'en garde aucune copie de secours. Un e-mail la confirme.
• Factures et pièces comptables (factures, recharges, remboursements, commissions) : 10 ans (article L123-22 du Code de commerce), y compris après la suppression du compte.
• Preuves d'acceptation des conditions : pendant la relation contractuelle, puis 5 ans.
• Traces des demandes relatives aux données (demande d'export ou de suppression, e-mail de prévenance avant suppression : type, date et issue, jamais les données elles-mêmes) : pendant la relation contractuelle, puis 5 ans.
• Fiche de facturation d'un compte supprimé : l'identifiant de l'espace, l'offre, les dates, les montants, les identifiants techniques du paiement, le code postal et le pays restent attachés aux factures ; le nom, l'entreprise, les coordonnées, la rue, la ville et le numéro de TVA sont effacés.
• Numéro de téléphone (option téléphone) : à la fin du service, le numéro reste réservé 30 jours à l'identifiant de l'espace, puis il en est détaché et peut être attribué à un autre client.
• Messages du formulaire de contact : non enregistrés sur nos serveurs (transmis par e-mail à notre équipe) ; l'e-mail est conservé le temps de traiter la demande, puis 3 ans au plus après le dernier échange.
• Journaux de sécurité et d'administration : 24 mois au plus.
• Relevés techniques des espaces : 90 jours.
• Journal technique des e-mails non remis : 90 jours au plus, purgé à la suppression du compte.
• Journal des téléchargements : chaque téléchargement d'un document de l'espace est noté (compte, document, date), jamais son contenu ; ce journal fait partie des données de l'espace et suit leur sort.
• Archive « Exporter toutes mes données » : fabriquée au moment du téléchargement et transmise directement au navigateur, elle n'est jamais enregistrée sur nos serveurs. Si le client demande l'export à notre équipe, un lien de téléchargement lui est envoyé à l'adresse de son compte : il est personnel, valable 24 heures et utilisable une seule fois.
• Documents envoyés par e-mail : propositions, factures, relances, comptes rendus d'appel, avis de rendez-vous, rapports mensuels et e-mails envoyés par les agents restent dans les boîtes de leurs destinataires et, lorsqu'ils sont partis de la messagerie connectée du client, dans sa boîte d'envoi ; NéoAgentIA ne peut pas les supprimer.
• Sauvegardes : sauvegardes quotidiennes chiffrées. Une donnée supprimée, y compris par une suppression immédiate, disparaît de toutes nos sauvegardes au plus tard 30 jours après sa suppression.

5. Données traitées pour le compte de nos clients

Dans son espace de travail, chaque client confie aux agents ses propres données : conversations avec les agents, documents, prospects, e-mails (si sa messagerie est connectée), comptabilité, candidatures, rendez-vous, publications, appels téléphoniques. Le client est responsable de ces traitements ; NéoAgentIA les réalise pour lui, sur ses instructions, selon l'accord de traitement des données. Si vous êtes un prospect, un correspondant, un candidat ou un appelant d'un client de NéoAgentIA, adressez d'abord vos demandes à ce client ; nous l'aiderons à y répondre, et vous pouvez aussi nous écrire.

Données de santé. NéoAgentIA ne traite aucune donnée relevant des catégories particulières de l'article 9 du RGPD, notamment les données de santé, hors d'une édition expressément hébergée chez un hébergeur certifié pour les données de santé (« Édition Santé »), qui n'est pas encore proposée. Un professionnel de santé peut utiliser le service pour la gestion et la communication de son cabinet (« Offre Cabinet ») sans jamais y saisir de données de patients : il s'y engage à l'inscription, et son espace ne propose pas les agents qui feraient entrer de telles données (voir les conditions générales, article 9 bis).

Appels téléphoniques (agent Lina). Lorsqu'un client a activé l'option téléphone, l'agent annonce dès sa première phrase, avant que l'appelant ne parle, qu'il s'agit d'un assistant automatique, que l'appel est enregistré et transcrit, et que ce numéro ne traite pas les urgences ; le client ne peut pas désactiver cette annonce. Sont conservés : l'enregistrement audio, la transcription, le numéro appelant (lorsque l'opérateur le transmet), le numéro appelé, la date et la durée. Le client reçoit par e-mail un compte rendu de l'appel. L'agent ne demande jamais de données sensibles (santé, opinions, origine…) et ne reprend pas celles qu'un appelant donnerait spontanément. L'audio est effacé automatiquement au bout de 30 jours, y compris lorsque l'espace est fermé ; la transcription et le journal de l'appel sont conservés 12 mois au plus, puis effacés, et dans tous les cas supprimés avec l'espace. Si vous refusez l'enregistrement, dites-le à l'agent : l'appel prend fin et vous êtes invité à écrire à l'entreprise. Le traitement repose sur l'intérêt légitime du client qui exploite le numéro (traiter votre demande et en garder la trace) ; vous pouvez vous y opposer et demander l'effacement d'un enregistrement.

Conversation à la voix dans l'espace de travail. Lorsqu'un utilisateur parle à un agent, son navigateur se connecte directement au service vocal de Google (API Gemini) au moyen d'un jeton temporaire : l'audio n'est pas enregistré par NéoAgentIA. Le texte de l'échange peut être conservé dans l'historique de la conversation de l'espace.

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont accessibles qu'à l'éditeur et, pour les données d'un espace de travail, aux utilisateurs de ce client. NéoAgentIA fait appel aux sous-traitants suivants :

• Contabo GmbH (Allemagne) — hébergement du site, de l'application et des données sur des serveurs situés en France (Lauterbourg).
• Anthropic, PBC (États-Unis) — modèles d'IA Claude, qui rédigent les réponses et livrables des agents (dont les scénarios des vidéos animées de l'agent Léa) à partir du contenu nécessaire à la demande.
• Google LLC — API Gemini (États-Unis) — voix en temps réel (espace de travail et téléphone), génération d'images et des vidéos produit de l'agent Emma (modèle Gemini Omni Flash ; l'échange est supprimé chez Google dès que la vidéo est copiée sur nos serveurs), synthèse vocale (voix des agents et voix des vidéos animées de l'agent Léa, avec une écoute de contrôle qui retranscrit l'audio produit pour vérifier le texte), recherche web des agents et, seulement si le client l'active dans son espace (option désactivée par défaut), transcription rapide des enregistrements de réunion de l'agent Jules. Chaque image ou vidéo est copiée dans l'espace du client dès qu'elle est prête. Lorsque l'application mobile sera proposée, Google acheminera aussi ses notifications (Firebase Cloud Messaging) et vérifiera l'intégrité de l'application installée (Play Integrity).
• LiveKit, Inc. — acheminement en temps réel de l'audio des appels (option téléphone), traité en région Francfort (Allemagne).
• Zadarma (IP Telecom Bulgaria, Bulgarie) — numéros de téléphone et acheminement des appels (option téléphone).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) — paiement par carte et facturation.
• Hostinger International Limited (Chypre) — messagerie électronique de l'éditeur et envoi des e-mails du service.
• Backblaze, Inc. (États-Unis) — stockage des sauvegardes de nos serveurs (données des clients comprises), chiffrées sur nos serveurs avant envoi, chaque nuit, en région Union européenne (Amsterdam, « eu-central »).
• Google LLC — Google Drive (États-Unis) — copie de secours des exports de nos bases de données (données des comptes et des espaces des clients comprises), chiffrée sur nos serveurs avant envoi : Google n'a pas accès à leur contenu ; chaque copie est supprimée au bout de 29 jours. Google ne garantit pas que ces fichiers restent dans l'Union européenne.

Connexion avec Google. Si vous choisissez « Continuer avec Google » pour vous inscrire ou vous connecter (espace client, espace de travail ou back-office), Google vous authentifie et nous transmet seulement votre adresse e-mail (confirmée par Google), votre nom et un identifiant de compte Google. Nous les utilisons uniquement pour vous identifier et rattacher votre connexion à votre compte ; nous n'accédons à aucune autre donnée de votre compte Google. Vous pouvez retirer ce lien à tout moment depuis votre espace client (« Délier mon compte Google »), après avoir défini un mot de passe. Pour la connexion elle-même, Google agit selon ses propres règles de confidentialité.

Services connectés par le client. Certains agents n'utilisent un service tiers que si le client le connecte lui-même ou y renseigne sa propre clé : Google (Gmail, Drive, YouTube), LinkedIn, Apify (recherche de prospects et veille), ou d'autres fournisseurs de modèles d'IA. Les données nécessaires transitent alors vers ces services, dans le cadre du compte et des conditions que le client a souscrits auprès d'eux.

Traitements faits sur nos serveurs. Ne passent par aucun sous-traitant : la transcription des enregistrements de réunion (moteur de transcription installé sur nos serveurs, sauf si le client active la transcription rapide décrite ci-dessus), le robot de réunion de l'agent Jules (hébergé chez nous), la transcription des vidéos publiques trouvées par la veille de l'agent Nina, la recherche dans les documents de l'espace (index calculé sur nos serveurs) et le montage des vidéos animées de l'agent Léa (logiciel de rendu installé sur nos serveurs, sans aucun envoi vers l'extérieur). Ces données restent sur nos serveurs en France.

Ressources publiques. Pour mettre en forme certains contenus, le serveur télécharge des ressources publiques : logos et icônes d'outils (jsDelivr, Simple Icons, Clearbit, Google), à partir du seul nom de l'outil ou de son site ; polices d'écriture des documents et visuels (Google Fonts) ; vignettes et vidéos de publications Instagram publiques trouvées par la veille (serveurs d'images et de vidéos de Meta). Aucune donnée personnelle n'est transmise à ces services.

Les fournisseurs de modèles d'IA Anthropic et Google n'entraînent pas leurs modèles sur les données transmises par leurs API payantes, selon leurs conditions applicables.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont hébergées en France. Certains sous-traitants sont établis aux États-Unis (Anthropic, Google, LiveKit, Backblaze) : les données qui leur sont transmises sont limitées à ce qui est nécessaire, chiffrées en transit, et leur transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (article 46 du RGPD) ou par la certification du sous-traitant au cadre de protection des données UE–États-Unis.

8. Sécurité

• Connexions chiffrées (HTTPS) sur l'ensemble du site et des espaces.
• Un espace de travail par client, isolé : dossier, processus, clés de chiffrement et de session propres.
• Mots de passe hachés (PBKDF2 ou scrypt) ; clés d'API saisies par les clients chiffrées (AES-256) ; fichiers de configuration réservés au service.
• Administration de NéoAgentIA protégée par mot de passe et code de vérification envoyé par e-mail.
• Numéros de téléphone masqués dans les journaux techniques de la téléphonie.
• Documents de l'espace servis uniquement aux utilisateurs connectés de cet espace ; comptabilité, candidatures, copie de la messagerie et comptes rendus de réunions (documents et écrans des agents concernés) réservés à l'administrateur de l'espace ; chaque téléchargement journalisé.
• Sauvegardes quotidiennes chiffrées ; une donnée supprimée en disparaît au plus tard 30 jours après sa suppression.

9. Vos droits et comment les exercer

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Pour les exercer, écrivez à hello@neoagentia.com (depuis l'adresse de votre compte si vous êtes client). Nous répondons dans un délai d'un mois. Un client peut, à tout moment pendant son abonnement, télécharger toutes les données de son espace depuis la page « Mes données » de son espace client ; dès qu'il a demandé la résiliation, il peut aussi les supprimer lui-même, immédiatement. Il peut également demander l'export ou la suppression à l'adresse ci-dessus.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de façon entièrement automatisée par NéoAgentIA : les agents assistent leurs utilisateurs, qui décident.

10. Cookies et stockage local

Le site neoagentia.fr ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun traceur. L'espace client et les espaces de travail utilisent uniquement des cookies strictement nécessaires :

• un cookie de session de l'espace client (7 jours) et un cookie de session de l'espace de travail (7 jours) ;
• un cookie de vérification de 10 minutes lors de la connexion d'un service tiers (Google, LinkedIn) ;
• le stockage local du navigateur pour des préférences d'affichage (par exemple la voix choisie).

Ces éléments étant indispensables au fonctionnement du service, ils ne nécessitent pas de consentement.

11. Réclamation et modification

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr). Cette politique peut évoluer ; chaque version est datée en tête de page, et les clients sont prévenus par e-mail de tout changement important.